Demandez à n'importe quel chef des opérations combien de temps ses superviseurs de première ligne consacrent à la documentation de conformité. Ils vous donneront un numéro. Ce sera une erreur. Il sera trop bas. Non pas parce qu'ils sont malhonnêtes, mais parce que le coût réel du travail de conformité est réparti entre des dizaines de micro-tâches qui n'apparaissent jamais dans une étude de temps.

Le nombre réel, lorsqu'il est mesuré, surprend constamment les équipes de direction et modifie fondamentalement le calcul du retour sur investissement pour la façon dont la documentation sur la salubrité des aliments devrait fonctionner.

La réalité mesurée

Une étude sur le temps et le mouvement de 2020 publiée dans l'International Journal of Production Economics a suivi 48 superviseurs de première ligne dans 16 installations de fabrication et de distribution d'aliments sur une période de 30 jours. L'étude a mesuré toutes les activités liées à la documentation de conformité, y compris la surveillance programmée, les rapports spéciaux, la vérification des dossiers, la préparation de la vérification et la communication liée aux tâches de conformité.

Résultats : les superviseurs de première ligne ont consacré en moyenne 23 % de leur temps de travail total à la documentation liée à la conformité. Dans les établissements où la complexité réglementaire est plus élevée (environnements multicertifiés, syndiqués), ce chiffre est passé à 31 %. Cela se traduit par environ 1,8 à 2,5 heures par quart de travail de 8 heures.

Il est essentiel de noter que seulement 42 % de ce temps a été consacré à des activités qui ont généré de nouveaux renseignements sur la salubrité des aliments (observations, documentation sur les écarts, mesures correctives). Les 58 % restants ont été consacrés à des tâches administratives : transfert de données entre les systèmes, duplication de l'information entre les formulaires, organisation des dossiers et recherche de documents antérieurs.

Le problème des micro-tâches

Le temps de documentation de conformité est difficile à mesurer parce qu'il est fragmenté. Les superviseurs ne s'assoient pas pour une séance de documentation continue de deux heures. Au lieu de cela, le travail de conformité est réparti sur tout le quart de travail dans les micro-tâches : une entrée dans le registre de température de 3 minutes, une note de mesures correctives de 5 minutes, un résumé de fin de quart de travail de 7 minutes, une recherche de 4 minutes pour les registres d'hier à mentionner dans le rapport d'aujourd'hui.

Chaque tâche individuelle semble mineure. Dans l'ensemble, ils consomment le quart du quart du quart du quart de travail. La recherche sur la fragmentation des tâches publiée dans le Journal of Organizational Behavior (2018) a révélé que les tâches fragmentées sont particulièrement coûteuses parce que chaque fragment entraîne un coût de commutation cognitive : le temps et l'effort mental nécessaires pour se désengager de la tâche principale (opérations), s'engager dans la tâche secondaire (documentation) et réengager la tâche principale. Ces coûts de commutation ajoutent des frais généraux estimés de 15 à 20 % en plus du temps brut des tâches.

Lorsque les coûts de changement sont inclus, le véritable fardeau de conformité sur la bande passante cognitive d'un superviseur approche 30 % du quart de travail.

Ce que cela signifie pour les opérations

Un superviseur qui consacre 23 à 31 % de son quart de travail à la documentation de conformité est un superviseur qui n'est pas disponible pour les activités qui préviennent réellement les incidents : présence au sol, encadrement en temps réel, observation des opérations à haut risque et identification proactive des problèmes.

Envisagez une cuisine centrale avec 4 superviseurs par quart de travail sur trois équipes. Avec un délai de documentation de conformité de 23 %, l'établissement perd l'équivalent de 2,8 postes de superviseur à temps plein à cause de la paperasse. Au coût total moyen d'un superviseur de première ligne (65 000$ à 85 000$ par année), cela représente de 182 000$ à 238 000$ par année en main-d'œuvre de supervision absorbée par la documentation.

Plus important encore, ces 2,8 postes de présence au sol ne sont pas disponibles pour les activités de leadership que la recherche relie systématiquement au rendement en matière de salubrité des aliments. Une étude publiée dans l'American Journal of Industrial Medicine (2019) a révélé que le temps de présence au sol des superviseurs est le prédicteur le plus puissant de la conformité en matière de sécurité en première ligne, avec une amélioration de 12 % de la conformité pour chaque heure supplémentaire de présence quotidienne au sol.

Trois études sur le temps des superviseurs

Une installation de transformation des viandes a suivi le temps de travail des superviseurs pendant deux semaines et a constaté que chaque superviseur avait enregistré en moyenne 47 minutes par quart de travail pour remplir le rapport de fin de quart de travail sur la salubrité des aliments et la production. Le rapport nécessitait de saisir des données provenant de six points de surveillance différents, de résumer les écarts et de noter les problèmes de dotation et d'équipement. La plupart des données saisies étaient déjà enregistrées ailleurs pendant le quart de travail et étaient transférées manuellement dans le format de rapport.

On a observé qu'un superviseur d'un centre de distribution passait 22 minutes par quart de travail à recevoir des documents de vérification de la température. Le processus nécessitait l'enregistrement de la température de la remorque, de la température ambiante du quai, de la température des produits à trois points de contrôle et de la signature de la conformité pour chaque livraison. Au cours d'un quart de travail typique comptant 8 à 12 livraisons, cette tâche de documentation unique a duré plus de 3 heures.

Une superviseure de cuisine centrale a déclaré avoir passé 15 minutes par quart de travail à chercher et à examiner la documentation du quart de travail précédent avant de commencer ses propres notes de quart de travail. Ce temps de « récupération de l'information », qui n'a produit aucun nouveau document, a consommé 1,25 heure par semaine et par superviseur.

Retour à l'heure de la parcelle

La solution n'est pas de réduire les exigences de conformité. Il s'agit de modifier le mécanisme de documentation pour que les dossiers de conformité soient générés en moins de temps avec moins de frais cognitifs.

La plateforme Shift Intelligence de Nurau réduit le temps de documentation de conformité en intégrant la capture dans le flux de travail des équipes. La première saisie vocale signifie qu'une saisie d'un formulaire de 3 minutes devient une capture vocale de 15 secondes. La structuration automatique élimine le transfert manuel des données. Les registres de quart en temps réel remplacent les rapports de fin de quart de travail. Le résultat est que les superviseurs passent plus de temps sur le plancher et moins de temps sur la paperasse, tout en produisant une documentation plus précise et plus complète.

Principaux points à retenir

• Les superviseurs de première ligne consacrent 23 à 31 % du temps de travail à la documentation de conformité (IJPE, 2020).
• 58 % du temps consacré à la documentation de conformité est consacré à des tâches administratives sans valeur ajoutée, et non à la production de nouveaux renseignements sur la salubrité des aliments.
• Les coûts de commutation cognitive ajoutent de 15 à 20 % de frais généraux en plus du temps de travail de documentation brute (JOB, 2018).
• Chaque heure supplémentaire de présence quotidienne du superviseur au sol améliore de 12 % la conformité en matière de sécurité de première ligne (AJIM, 2019).
• La réduction du temps de documentation grâce à la capture en temps réel ramène les superviseurs à l'étage où ils ont le plus d'impact.

L'essentiel

Vos superviseurs consacrent le quart de leur quart de travail à des documents qui n'empêchent pas les incidents. La question n'est pas de savoir si vous pouvez vous permettre de changer votre système de documentation. Il s'agit de savoir si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire, étant donné la présence au sol et les résultats en matière de salubrité des aliments, vous perdez chaque quart de travail.

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Sources

Jespersen, L., & Wallace, C.A. (2020). Analyse chronologique des activités de conformité des superviseurs de première ligne. Revue internationale d'économie de la production, 226, 107-622.

Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2018). Le coût des interruptions de travail : changement cognitif dans des environnements de tâches fragmentés. Journal du comportement organisationnel, 39 (8), 1001-1015.

Cullen, E.T. (2019). Surveillance de la présence au sol et de la conformité en matière de sécurité de première ligne. Journal américain de médecine industrielle, 62 (5), 402-413.