La réponse par défaut de l'industrie alimentaire aux problèmes de documentation a été la numérisation. Remplacer les registres papier par des tablettes. Remplacer les presse-papiers par des applications. Remplacer les classeurs par un stockage en nuage. Et on s'attendait à ce que le passage au numérique résoude les problèmes d'exactitude, de rapidité et d'exhaustivité qui affligent la documentation sur la salubrité des aliments depuis des décennies.

Ce n'est pas le cas. Et la raison en est que la numérisation d'un processus défaillant produit une version numérique d'un processus cassé.

Ce que la numérisation a réellement changé

Une étude publiée en 2022 dans Trends in Food Science and Technology a comparé la qualité de la documentation sur la salubrité des aliments dans 120 établissements de fabrication des aliments, répartis en trois groupes : les systèmes sur papier, les systèmes numérisés (processus papier reproduits numériquement) et les systèmes numériques repensés (processus fondamentalement restructurés autour des capacités numériques).

Résultats : les systèmes numérisés ont amélioré l'accessibilité des dossiers de 67 % et réduit les erreurs de classement de 89 % par rapport au papier. Cependant, ils n'ont montré aucune amélioration statistiquement significative de l'exactitude, de la rapidité ou de l'exhaustivité de la documentation. Le taux de fouettage au crayon, de saisie rétrospective des lots et d'observations manquées était pratiquement identique entre les systèmes papier et les systèmes numérisés.

Seuls les systèmes numériques redessinés, ceux qui ont fondamentalement changé quand, comment et pourquoi l'information a été saisie, ont montré des améliorations significatives : une précision supérieure de 41 %, une réduction de 58 % des observations manquées et une détection des écarts 73 % plus rapide.

Pourquoi le papier numérique est toujours du papier

La numérisation des registres papier préserve les défauts fondamentaux de conception des systèmes sur papier :

Les points de capture prévus demeurent inchangés. Qu'un superviseur remplit un formulaire papier à 10 h ou qu'il saisit les mêmes champs sur une tablette à 10 h, l'information saisie est la même : un instantané des conditions à un moment donné. Les événements entre les points de capture planifiés restent invisibles.

La documentation rétrospective est toujours possible et courante. Un formulaire numérique rempli à 15 h au sujet d'événements survenus à 9 h n'est pas plus exact qu'un formulaire papier rempli en même temps. Des recherches sur la documentation numérique rétrospective (International Journal of Medical Informatics, 2020) ont révélé que les systèmes numériques sans mécanismes d'application en temps réel présentaient la même dégradation de la précision au fil du temps que les systèmes papier.

L'unité de capture est toujours la forme, et non le signal. Les formulaires numériques posent les mêmes questions que les formulaires papier : La température a-t-elle été vérifiée ? Le protocole d'assainissement a-t-il été respecté ? Oui/Non. Ils ne saisissent pas les observations, le contexte et les nuances qui rendent la documentation utile à la prévention. Il s'agit d'outils de confirmation de la conformité, et non d'outils de saisie de renseignements.

Les frictions dans le flux de travail sont réduites, mais pas éliminées. Une liste de contrôle numérique est plus rapide qu'une liste papier. Toutefois, si la liste de contrôle nécessite tout de même 14 écoutes et 3 minutes de saisie de données, elle est toujours en concurrence avec les demandes de production pour attirer l'attention du superviseur. Le seuil de friction auquel la documentation est reportée ou complété par lots est plus bas, mais il existe toujours.

Trois défaillances du papier numérique

Une usine de transformation de la volaille a remplacé tous les registres de température du papier par un système à base de comprimés. Six mois plus tard, une vérification de l'AQ a révélé que 34 % des entrées numériques de température étaient regroupées au cours des 30 dernières minutes de chaque quart de travail, ce qui indique l'achèvement du lot plutôt que la surveillance en temps réel. Le système numérique avait de meilleurs horodatages, mais le même modèle comportemental que le papier.

Une cuisine centrale a mis en place une liste de vérification préopérationnelle numérique sur les appareils portatifs. Les taux d'achèvement sont passés de 87 % (papier) à 98 % (numérique). Cependant, une étude observationnelle simultanée a révélé que seulement 61 % des éléments de la liste de vérification ont été vérifiés par la personne qui remplit le formulaire numérique. Le système numérique a facilité la confirmation de l'achèvement. Cela n'a pas changé la question de savoir si le travail était effectivement fait.

Un centre de distribution a remplacé les registres de réception papier par un système numérique à lecture de code-barres. Le système saisit des codes de lot et des horodatages précis. Mais elle ne saisissait pas les renseignements qui importaient pour la salubrité des aliments, à savoir si la remorque était propre, si la température du produit avait été effectivement mesurée ou présumée à partir de la documentation du transporteur, ou si le conducteur avait mentionné des retards de transit. Le système numérique a capturé des données logistiques. Les renseignements sur la salubrité des aliments étaient toujours dans la tête des gens.

Au-delà de la numérisation : repenser le renseignement en temps réel

Le problème de la documentation sur la salubrité des aliments n'est pas analogique par rapport au numérique. Il est rétrospectif par rapport au temps réel, et forme par opposition aux signaux. Pour résoudre ce problème, il faut repenser fondamentalement la façon dont l'information est capturée : rendre la capture plus rapide que la note mentale qu'elle remplace, l'intégrer dans le flux de travail plutôt que de la faire parallèlement, et générer de l'intelligence plutôt que de la confirmation.

La plateforme Shift Intelligence de Nurau n'est pas une version numérique des registres papier. Il s'agit d'une approche remaniée de la capture de renseignements de première ligne. La première saisie vocale élimine le frottement de la forme à prises multiples. La capture en temps réel remplace les points de contrôle planifiés. Les signaux avec contexte opérationnel remplacent les confirmations de conformité oui/non. Il en résulte une documentation plus rapide, plus précise et réellement utile pour prévenir les événements liés à la salubrité des aliments.

Principaux points à retenir

• Les systèmes papier numérisés ne montrent aucune amélioration significative de l'exactitude, de la rapidité ou de l'exhaustivité de la documentation par rapport au papier (TFST, 2022).
• Les systèmes numériques repensés améliorent la précision de 41 %, réduisent les observations manquées de 58 % et la détection des écarts de vitesse de 73 %.
• Les formulaires numériques sans application en temps réel ont la même dégradation de précision au fil du temps que sur papier (IJMI, 2020).
• La numérisation porte sur l'accessibilité et le stockage. Elle ne traite pas des failles fondamentales de conception de la documentation programmée, rétrospective et fondée sur des formulaires.
• Pour résoudre la documentation sur la salubrité des aliments, il faut repenser le modèle de capture, et pas seulement le support.

L'essentiel

Si vous avez numérisé vos registres papier et que vous vous attendiez à ce que votre documentation sur la salubrité des aliments s'améliore, vous avez investi plus rapidement pour faire la mauvaise chose. La question n'est pas de savoir si votre documentation est numérique. Il s'agit de savoir si votre documentation capture les signaux en temps réel provenant du sol ou si vous confirmez simplement que quelqu'un a tapé sur « Terminer » sur un écran.

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Sources

Nyarugwe, S.P., et al. (2022). Comparaison de la qualité de la documentation : systèmes de salubrité des aliments sur papier, numérisés et redessinés. Tendances des sciences et technologies alimentaires, 119, 455-468.

Boonstra, A., & Broekhuis, M. (2020). Exactitude rétrospective de la documentation numérique dans les soins de santé et les opérations alimentaires. Revue internationale d'informatique médicale, 137, 104-099.