Les semaines précédant une vérification de la salubrité des aliments sont parmi les plus gaspilleuses de toute entreprise alimentaire. Les superviseurs passent des heures à reconstituer les dossiers. Les équipes d'assurance qualité s'empressent de combler les lacunes en matière de documentation. Les gestionnaires des opérations retirent les gens du plancher pour compiler des classeurs. L'ensemble de l'organisation passe du mode production au mode de préparation de la vérification.

Et le résultat, après tous ces efforts, est un aperçu de ce à quoi ressemblait l'opération lors de la journée la mieux préparée. Les vérificateurs le savent. Les organismes de réglementation le savent. Et de plus en plus, ils cherchent quelque chose de différent.

La taxe sur la préparation de la vérification

Une enquête menée en 2021 par le Safe Quality Food Institute a révélé que les sites de fabrication d'aliments consacrent en moyenne 120 heures de travail à la préparation de chaque audit SQF. Pour les sites ayant plusieurs certifications (SQF, BRC, FSSC 22000), le fardeau annuel de préparation de la vérification peut dépasser 500 heures. Ce temps est consacré presque entièrement à la documentation : organisation des dossiers, comblement des lacunes, recoupement des registres et création de résumés.

L'ironie est que cette préparation n'améliore pas la salubrité des aliments. Il améliore l'apparence de la documentation sur la salubrité des aliments. Les conditions réelles sur le plancher pendant les 364 jours de non-vérification sont inchangées par l'effort de préparation.

Ce que les vérificateurs recherchent réellement

Le paysage de la vérification a considérablement évolué depuis 2020. SQF Edition 10, BRC Global Standard No 9 et les protocoles d'inspection mis à jour de la FSMA mettent tous l'accent sur la même chose : la preuve que les systèmes de salubrité des aliments fonctionnent dans la pratique, et pas seulement sur papier.

Les vérificateurs et les inspecteurs modernes sont formés pour rechercher des indicateurs d'efficacité opérationnelle en temps réel : Les registres sont-ils générés au point d'activité ou rétrospectivement ? Les horodatages montrent-ils des entrées uniformes et distribuées ou des modèles d'achèvement par lots groupés ? Le site peut-il démontrer la réponse aux écarts, et pas seulement les documenter ? Existe-t-il des preuves que la culture de salubrité des aliments s'étend au niveau du sol, avec des observations comportementales et des données sur les quasi-accidents ?

Une analyse de 2022 des non-conformités de la vérification SQF a révélé que les constatations liées à la documentation sont passées des « documents manquants » (la catégorie historique dominante) à des « documents qui ne reflètent pas les conditions réelles » et « des preuves insuffisantes de conformité culturelle et comportementale ». La norme ne consiste plus à avoir des registres. Il s'agit d'avoir des dossiers crédibles.

L'alternative : Prêt pour la vérification par défaut

La façon la plus efficace de réussir une vérification de la salubrité des aliments est de ne pas s'y préparer. Il doit fonctionner de manière à produire continuellement de la documentation prête à être vérifiée, en tant que sous-produit du travail quotidien.

Cela signifie que chaque observation, déviation, mesure corrective et quasi-erreur est capturée en temps réel, horodatée et stockée dans un format structuré qui peut être récupéré immédiatement. Lorsque le vérificateur arrive, il n'y a pas de période de préparation. La documentation est déjà là parce qu'elle a été produite pendant le quart de travail et non pour la vérification.

Une étude publiée dans Food Quality and Preference (2020) a comparé les résultats des vérifications effectuées dans des installations à l'aide de systèmes de documentation en temps réel par rapport à la tenue de registres rétrospective traditionnelle. Les installations dotées de systèmes en temps réel présentaient 43 % moins de non-conformité et consacraient 72 % moins de temps à la préparation de la vérification.

Trois façons dont la capture en temps réel modifie la vérification

Une usine de transformation de volaille utilisant la plateforme Shift Intelligence de Nurau fait l'objet d'un audit SQF inopiné. Le vérificateur demande tous les registres des mesures correctives pour les écarts de température au cours des 90 derniers jours. Le gestionnaire de l'assurance qualité extrait les dossiers en moins de deux minutes. Chaque enregistrement comprend l'heure exacte de l'écart, qui l'a identifié, quelle mesure a été prise, qui a vérifié la correction et une trace horodatée de l'ensemble de la réponse. Le vérificateur note que les temps de réponse sont uniformes pour tous les quarts de travail, y compris les nuits et les fins de semaine.

Dans une cuisine centrale, un vérificateur du BRC demande des preuves de la culture de la salubrité des aliments au niveau de première ligne. Le directeur des opérations affiche 90 jours de rapports de quasi-accidents, d'observations comportementales et de notes de transfert de poste capturés par les superviseurs de première ligne en temps réel. Les données montrent des tendances d'identification proactive, et non seulement une documentation réactive. Le vérificateur considère qu'il s'agit d'une pratique louable.

Chez un fabricant d'aliments surgelés, un inspecteur de l'ACIA pose des questions sur un lot précis qui a été signalé lors d'un échantillonnage de routine. En quelques minutes, l'équipe d'assurance qualité retrace le lot jusqu'au poste de production, identifie toutes les observations enregistrées pendant ce quart de travail et fournit une chaîne complète de documentation, de la réception à l'emballage. L'enquête qui aurait pris des jours prend 30 minutes.

Établir l'état de préparation à la vérification dans les opérations quotidiennes

La plateforme Shift Intelligence de Nurau fait de la préparation à la vérification un sous-produit des opérations quotidiennes, et non un effort distinct. Chaque signal capturé pendant le quart de travail, y compris les écarts, les quasi-incidents, les observations comportementales et les mesures correctives, est automatiquement structuré en registres prêts à être vérifiés avec une traçabilité complète. Les responsables de l'assurance qualité ont un accès instantané à la documentation demandée par les vérificateurs, parce que ces documents ont été générés en temps réel par les personnes les plus proches du travail.

Principaux points à retenir

• Les sites de fabrication d'aliments consacrent en moyenne 120 heures de travail à la préparation de chaque audit SQF (SQFI, 2021).
• Les normes de vérification modernes donnent la priorité aux preuves opérationnelles en temps réel par rapport à la documentation rétrospective.
• Les installations dotées de systèmes de documentation en temps réel ont 43 % moins de non-conformité et 72 % moins de temps de préparation à la vérification (FQP, 2020).
• Les organisations les plus prêtes à effectuer des vérifications ne se préparent pas aux vérifications. Ils génèrent continuellement des dossiers prêts à être vérifiés dans le cadre des opérations quotidiennes.
• L'état de préparation à la vérification est un résultat naturel de la capture du signal en temps réel pendant le quart de travail.

L'essentiel

Si votre équipe passe des semaines à se préparer aux vérifications, ce n'est pas de la diligence. Il s'agit d'un symptôme d'un système de documentation qui ne fonctionne pas pendant les opérations normales. Les organisations qui réussissent les vérifications avec le moins de frictions sont celles qui ne cessent jamais de documenter, parce que leur système capture tout en temps réel, chaque quart de travail, chaque jour.

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Sources

Institut de la salubrité des aliments de qualité. (2021). Enquête sur le temps de préparation à la vérification dans les installations certifiées SQF. Rapport annuel SQFI.

Luning, P.A., et al. (2020). Systèmes de documentation en temps réel et résultats de vérification dans le secteur de la fabrication des aliments. Qualité et préférence des aliments, 82, 103-876.

Normes mondiales BRC. (2022). Norme mondiale sur la salubrité des aliments, numéro 9. BRCGS.

Food and Drug Administration des États-Unis. (2021). Règlement final de la FSMA sur les contrôles préventifs des aliments pour humains.