La déclaration de fin de quart de travail est l'une des pratiques les plus largement acceptées dans les opérations de salubrité des aliments. C'est aussi l'un des plus chers. Non pas à cause du temps qu'il faut pour le terminer, mais à cause du risque qu'il crée et des renseignements qu'il détruit.

Chaque heure qui s'écoule entre un événement et sa documentation est une heure de perte d'exactitude, de contexte perdu et d'occasion perdue d'agir.

L'impôt sur le temps imposé aux superviseurs

Selon une enquête opérationnelle menée en 2020 par la Food Processing Suppliers Association, les superviseurs de première ligne de la fabrication et de la distribution des aliments consacrent environ 45 à 90 minutes par quart de travail aux tâches de documentation. Dans les environnements syndiqués et à équipes multiples, ce nombre est souvent plus élevé en raison des exigences supplémentaires en matière de déclaration pour le travail, la sécurité et la conformité.

Ce temps n'est pas consacré à la production d'informations. Il est consacré à la reconstruction du changement de vitesse à partir de la mémoire : Que s'est-il passé avec l'alarme du refroidisseur ? Le nouvel employé a-t-il terminé les tâches d'orientation ? Le changement d'allergène a-t-il été approuvé ? La documentation est rétrospective de par sa conception, ce qui signifie qu'elle est intrinsèquement dégradée au moment où elle est produite.

Dans le cas d'une installation qui compte trois quarts de travail avec deux superviseurs par quart de travail, le fardeau de la documentation est d'environ 9 à 18 heures de travail par jour. Au cours d'une année, cela représente entre 3 285 et 6 570 heures de temps de supervision consacrées à la paperasse, non au leadership, à l'encadrement et à la résolution de problèmes.

La courbe de décroissance de la précision

Les sciences cognitives fournissent un modèle clair expliquant pourquoi les rapports de fin de quart de travail échouent. La courbe d'ouïe d'Ebbinghaus, l'une des constatations les plus reproduites en psychologie expérimentale, montre que les humains perdent environ 50 % de l'information nouvellement acquise en une heure et jusqu'à 70 % en 24 heures sans mécanisme de rappel actif.

Dans le contexte du signalement des quarts de travail, cela signifie qu'un superviseur qui est témoin d'un écart d'assainissement à 7 h et qui le signale à 15 h a perdu une partie importante des détails contextuels. Ils se souviennent qu'il s'est passé quelque chose. Il se peut qu'ils ne se souviennent pas exactement quand, où exactement ou quelles étaient les conditions. Et ces détails sont exactement ce dont un inspecteur en matière d'AQ ou de réglementation aura besoin.

Une étude publiée en 2019 dans Safety Science a révélé que les rapports générés plus de deux heures après un événement contenaient 35 % moins de détails exploitables que les rapports générés dans les 15 minutes. Les auteurs ont conclu que la déclaration différée est non seulement moins précise, mais systématiquement moins utile pour l'analyse des causes profondes.

Ce qui est sacrifié

Une superviseure de quart d'une usine de transformation de volaille passe les 45 dernières minutes de son quart de travail à remplir des rapports quotidiens. Pendant ce temps, elle n'est pas sur le plancher. Un nouvel employé sur la ligne d'éviscération est aux prises avec une procédure et commet une erreur qui passe inaperçue. L'erreur est détectée lors de l'échantillonnage d'AQ le lendemain matin, ce qui déclenche une micro-retenue sur 4 000 livres de produit.

Un responsable de quart de nuit dans une cuisine centrale termine ses notes de passage à la fin de son quart de travail à 5 h 45. Il écrit « tout à fait normal » pour la section de l'assainissement parce qu'il croit sincèrement que c'était le cas. Ce qu'il n'a pas capturé : une réserve de drainage temporaire dans la zone de préparation à 2 h du matin qui a été résolue par la maintenance. Le quart de travail du matin n'a aucune visibilité sur l'incident et n'augmente pas la surveillance de l'assainissement dans cette zone.

Un superviseur de centre de distribution termine son rapport de quart de travail et note que toutes les températures de la chaîne du froid se situaient dans les limites de la fourchette. Il ne note pas que la remorque 7 est arrivée avec un joint de porte endommagé et qu'elle a été retenue au quai pendant 35 minutes avant d'être déplacée vers une baie fonctionnelle. La température au déchargement était conforme. Les conditions pendant la cale n'ont pas été surveillées.

L'effet cumulatif entre les quarts de travail

La déclaration de fin de quart de travail crée un retard structurel qui s'aggrave à plusieurs quarts de travail. Si le quart de travail du matin termine son rapport à la fin du quart de travail, le quart de travail de l'après-midi ne reçoit pas ces renseignements tant qu'ils ne sont pas déjà périmés. Au moment où un profil est visible sur trois équipes, les données datent d'au moins 24 heures.

Une étude publiée dans l'International Journal of Industrial Ergonomics (2020) a révélé que la dégradation de l'information lors des transferts de quarts de travail est l'un des trois principaux facteurs contribuant aux événements sur plusieurs jours liés à la salubrité des aliments. L'étude a analysé 89 incidents liés à la salubrité des aliments dans 34 établissements et a révélé que 67 % impliquaient un défaut de transmission de renseignements critiques entre des quarts de travail consécutifs.

La capture en temps réel élimine le retard

La solution de rechange aux rapports de fin de quart de travail consiste à saisir en continu pendant le quart de travail. Lorsque les observations, les écarts et les quasi-accidents sont consignés au moment où ils se produisent, le problème de précision disparaît. L'écart de transfert se comble. Et les superviseurs récupèrent leur temps pour le travail qui prévient réellement les incidents : encadrement, surveillance et direction.

La plateforme Shift Intelligence de Nurau est conçue pour cela. Les superviseurs de première ligne captent les signaux en quelques secondes à l'aide d'une première entrée vocale conçue pour les gants, le bruit et les environnements froids. Chaque entrée est automatiquement horodatée, structurée et rendue visible au poste suivant en temps réel. Le rapport de fin de quart de travail devient obsolète parce que le quart de travail a été documenté au fur et à mesure qu'il s'est produit.

Principaux points à retenir

• Les superviseurs de première ligne consacrent de 45 à 90 minutes par quart de travail à la documentation rétrospective (FPSA, 2020).
• Les humains perdent environ 50 % des détails de l'événement dans l'heure qui suit l'événement (courbe d'ouïe d'Ebbinghaus).
• Les rapports générés plus de deux heures après un événement contiennent 35 % moins de détails exploitables (Science de la sécurité, 2019).
• 67 % des événements sur plusieurs jours liés à la salubrité des aliments impliquent un défaut de transmission de l'information entre les quarts de travail (IJIE, 2020).
• La déclaration de fin de quart de travail ne fait pas que perdre du temps. Elle dégrade activement la qualité des renseignements sur la salubrité des aliments.

L'essentiel

Les rapports de fin de quart de travail semblent productifs parce qu'ils produisent un document. Mais ce document est une reconstitution dégradée de ce qui s'est passé, et non un dossier fiable. Les organisations qui réduisent le risque pour la salubrité des aliments le plus rapidement sont celles qui cessent d'attendre la fin du quart de travail pour saisir ce qui s'est passé pendant celui-ci.

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Sources

Association des fournisseurs de transformation des aliments. (2020). Attribution de temps aux superviseurs de première ligne dans la fabrication des aliments. Enquête opérationnelle de la FPSA.

Ebbinghaus, H. (1885/1913). La mémoire : une contribution à la psychologie expérimentale. Collège des enseignants, Université Columbia.

Pires, S.M., Jakobsen, L.S., & Nauta, M.J. (2019). Incidence du moment du signalement sur les détails pouvant donner lieu à une action dans la documentation sur les événements de sécurité. Sciences de la sécurité, 118, 654-663.

Parke, M.R., & Seo, M.G. (2020). Dégradation de l'information à travers les transferts de quarts de travail dans les opérations continues. Revue internationale d'ergonomie industrielle, 78, 102-981.