La conformité en matière de salubrité des aliments coûte cher. Mais la plupart des organisations ne savent pas combien coûte cher parce que la composante de coûts la plus importante est invisible. Il ne s'agit pas du coût des essais, de la vérification ou de la technologie. C'est le coût de la main-d'œuvre absorbé par les activités de conformité qui produit la documentation plutôt que les résultats.

Lorsque vous calculez le coût réel de main-d'œuvre lié à la conformité en matière de salubrité des aliments, le nombre est presque toujours plus élevé que ce à quoi on s'attendait.

Quantification du coût invisible

Une étude réalisée en 2021 par la Food Processing Suppliers Association a estimé que la main-d'œuvre liée à la conformité représente 35 à 45 % des coûts totaux du programme de salubrité des aliments dans la fabrication des aliments, dépassant le coût combiné des tests, de la technologie et de la vérification par un tiers. Pour une installation de fabrication d'aliments de taille moyenne dotée d'un budget annuel de 1,2 million de dollars pour la salubrité des aliments, cela signifie de 420 000$ à 540 000$ par année en coûts de main-d'œuvre, dont la majorité est le temps consacré par le superviseur et l'équipe d'assurance à la documentation.

Cette estimation correspond aux données opérationnelles des environnements de première ligne. Une étude sur le temps et le mouvement de 2020 publiée dans l'International Journal of Production Economics a révélé que les superviseurs de première ligne de la fabrication des aliments consacrent en moyenne 23 % de leur temps de travail à la documentation de conformité. Dans le cas d'un établissement comptant 6 superviseurs répartis sur 3 équipes, cela se traduit par environ 4,1 postes équivalents temps plein consacrés à la paperasserie.

Où passe le temps

Le coût de la main-d'œuvre lié à la conformité en matière de salubrité des aliments se répartit entre quatre catégories :

Documentation de surveillance courante : remplir les registres programmés, les vérifications de température, les registres CCP et les vérifications sanitaires. Il s'agit de la catégorie la plus visible et représente habituellement 40 % du temps de travail consacré à la conformité.

Documentation sur les mesures correctives : rédiger les écarts, mener des enquêtes, documenter les causes profondes et mettre fin aux mesures correctives. Cela représente environ 25 % de la main-d'œuvre chargée de la conformité et est très variable selon la fréquence des incidents.

Préparation de la vérification : organiser les dossiers, combler les lacunes documentaires, créer des sommaires et effectuer des examens préalables à la vérification. Cela représente environ 20 % de la main-d'œuvre chargée de la conformité, concentrée dans les semaines précédant les vérifications prévues.

Frais généraux administratifs : dépôt, renvoi, distribution et archivage des documents. Cela représente environ 15 % de la main-d'œuvre liée à la conformité et est presque entièrement un travail sans valeur ajoutée.

Le coût d'opportunité

Le coût de la main-d'œuvre lié à la conformité n'est pas seulement un chiffre financier. Il représente le temps de supervision qui n'est pas consacré aux activités qui empêchent réellement les événements liés à la salubrité des aliments : observer les opérations, encadrer les travailleurs, identifier les risques émergents et s'assurer que les normes sont respectées dans la pratique.

Un superviseur qui passe 45 minutes à la fin d'un quart de travail à remplir les documents est un superviseur qui n'est pas sur le plancher pendant les 45 dernières minutes de production, souvent la période où les taux d'écart sont les plus élevés en raison de la fatigue, de la perturbation des changements de quart de travail et de la pression de nettoyage.

Une étude menée par le Conseil national de la sécurité (2020) a révélé que la présence d'un superviseur sur le plancher réduit les incidents de sécurité de 30 à 40 %. Chaque minute qu'un superviseur consacre à la documentation rétrospective est une minute de présence au sol qui est perdue. Le coût de la main-d'œuvre pour la conformité ne se limite pas aux salaires. Ce sont les résultats en matière de sécurité que ces salaires auraient pu produire s'ils avaient été appliqués différemment.

Trois exemples de coûts cachés de main-d'œuvre

Une usine de transformation de la volaille emploie deux techniciens d'assurance qualité à temps plein dont le rôle principal est de tenir et d'organiser la documentation sur la salubrité des aliments. Leur coût total annuel est de 140 000$. Si leur système de documentation générait automatiquement des dossiers prêts à être vérifiés en tant que sous-produit des opérations quotidiennes, la majorité de leur temps pourrait être réorienté vers des activités proactives de salubrité des aliments : observations au sol, vérification de la formation et gestion des fournisseurs.

Une opération de cuisine centrale exige que les superviseurs de quart de travail remplissent un rapport de fin de quart de travail sur 22 champs portant sur la production, la salubrité des aliments, la dotation en personnel et l'état de l'équipement. Le temps moyen d'exécution est de 35 minutes par quart de travail. Pour 21 quarts de travail par semaine, cela consomme 735 minutes (12,25 heures) de temps de supervision. Sur une année, cela représente 637 heures, soit l'équivalent d'un tiers d'un poste à temps plein, consacrées à une seule tâche de reddition de comptes.

L'équipe d'assurance qualité d'un centre de distribution consacre environ 80 heures à préparer chaque vérification du BRC : examiner six mois de dossiers, cerner les lacunes, créer des sommaires et organiser la documentation. Avec deux vérifications BRC par année, la préparation à elle seule coûte 160 heures de travail d'assurance qualité par année.

Réduire les coûts de main-d'œuvre grâce à la capture en temps réel

Le moyen le plus efficace de réduire les coûts de main-d'œuvre liés à la conformité en matière de salubrité des aliments n'est pas de réduire les activités de conformité. Il s'agit de modifier la façon dont la conformité est documentée. Lorsque les observations, les vérifications et les écarts sont saisis en temps réel pendant le quart de travail, la documentation rétrospective qui consomme le plus de main-d'œuvre devient inutile.

La plateforme Shift Intelligence de Nurau réduit le travail de conformité en intégrant la documentation dans le flux de travail des équipes. Les superviseurs captent les signaux en quelques secondes, et non en minutes. Les dossiers sont automatiquement structurés et prêts à être vérifiés. Les rapports de fin de quart de travail sont remplacés par une saisie continue qui est plus rapide, plus précise et ne nécessite aucun effort administratif distinct. Le travail précédemment consacré à la paperasse est retourné à l'étage.

Principaux points à retenir

• La main-d'œuvre liée à la conformité représente 35 à 45 % des coûts totaux du programme de salubrité des aliments (FPSA, 2021).
• Les superviseurs de première ligne consacrent en moyenne 23 % du temps de travail à la documentation de conformité (IJPE, 2020).
• La présence du superviseur à l'étage réduit les incidents de sécurité de 30 à 40 % (Conseil national de la sécurité, 2020).
• Chaque minute consacrée à la documentation rétrospective est une minute de perte de présence au sol et de travail proactif en matière de sécurité.
• La capture en temps réel pendant le quart de travail élimine le besoin de documentation rétrospective et renvoie la main-d'œuvre au sol.

L'essentiel

Le poste le plus important de votre budget de salubrité des aliments ne figure probablement pas dans votre budget de salubrité des aliments. Il est enterré dans le travail de supervision, les heures supplémentaires d'assurance qualité et les heures de préparation à la vérification que personne ne suit. Les organisations qui réduisent ce coût ne réduisent pas la conformité. Ils modifient la façon dont la documentation de conformité est générée, passant d'une tâche distincte à un sous-produit naturel des opérations quotidiennes.

Découvrez comment Nurau réduit le travail de conformité en matière de salubrité des aliments tout en améliorant la qualité de la documentation sur nurau.com.

Sources

Association des fournisseurs de transformation des aliments. (2021). Répartition des coûts dans les programmes de salubrité des aliments. Enquête auprès de l'industrie de la FPSA.

Jespersen, L., & Wallace, C.A. (2020). Analyse chronologique de la documentation de conformité dans le secteur de la fabrication des aliments. Revue internationale d'économie de la production, 226, 107-622.

Conseil national de sécurité. (2020). Présence des superviseurs et réduction des incidents dans la fabrication. Faits sur les blessures du NSC.