Vos registres de salubrité des aliments sont complets. Vos classeurs sont pleins. Vos vérificateurs sont satisfaits. Et votre opération est toujours exposée aux mêmes risques qu'il y a cinq ans.

La vérité inconfortable au sujet de l'exploitation forestière en matière de salubrité des aliments est que l'exhaustivité n'est pas égale à l'efficacité. Un registre parfaitement rempli vous indique que quelqu'un a écrit un numéro à une heure prévue. Il ne vous dit pas ce qui s'est réellement passé sur le plancher.

L'illusion de la conformité

Une étude de 2019 publiée dans Food Control a examiné les pratiques de tenue de registres de salubrité des aliments dans 147 sites de fabrication d'aliments en Amérique du Nord. Les résultats étaient frappants : 89 % des sites conservaient des registres HACCP complets et des registres de surveillance, mais seulement 34 % pouvaient démontrer que leurs registres reflétaient fidèlement les conditions en temps réel sur l'atelier de production.

L'écart entre la documentation et la réalité a un nom dans la salubrité des aliments : fouetter au crayon. C'est la pratique de remplir des registres sans effectuer la vérification sous-jacente. Un sondage mené en 2021 par l'Association internationale pour la protection des aliments a révélé que 62 % des professionnels de la salubrité des aliments reconnaissent que le fouet au crayon se produit dans leurs installations, les taux les plus élevés pendant les quarts de nuit et les périodes de pointe de production.

Il ne s'agit pas d'un problème de discipline. Il s'agit d'un problème de conception du système.

Pourquoi les grumes échouent : le problème structurel

Les registres traditionnels de salubrité des aliments reposent sur une hypothèse erronée : que les humains peuvent interrompre de manière fiable des tâches à charge cognitive élevée pour exécuter la documentation à des intervalles réguliers, et que la documentation qui en découle sera exacte.

La recherche en psychologie cognitive contredit constamment cette affirmation. Une étude publiée en 2017 dans le Journal of Experimental Psychology a révélé que le changement de tâche, l'acte de passer d'une tâche principale à une tâche de documentation secondaire, entraîne une augmentation de 25 à 40 % des erreurs sur la tâche secondaire. Concrètement, cela signifie qu'un superviseur qui gère un changement de ligne, gère un écart de dotation et surveille simultanément le flux de produits produira des documents moins précis qu'un superviseur assis tranquillement à un bureau.

Le problème est aggravé par le moment où se déroule la plupart des opérations forestières en matière de salubrité des aliments. Les rapports de fin de quart de travail exigent que les superviseurs reconstruisent les événements à partir de la mémoire, souvent des heures après qu'ils se soient produits. La recherche sur le rappel rétrospectif en milieu de travail (Annals of Occupational Hygiene, 2015) a révélé que la précision du rappel d'événements diminue de 30 % en deux heures et de 50 % en quatre heures. Au moment où un superviseur remplit un registre de fin de quart de travail, il documente sa meilleure estimation, et non ce qui s'est réellement passé.

Ce qui se perd

Un superviseur d'une installation de transformation de la viande effectue une vérification de la température à 14 h et enregistre 38 °F sur le registre. Ce que le registre ne montre pas, c'est qu'à 11 h 30, l'unité lisait 44 F après qu'une porte ait été ouverte pendant une grande livraison de réception. À 14 h, il s'était rétabli. Le registre indique la conformité. La réalité était une excursion de température de deux heures que personne n'a documentée.

Un quart de nuit a indiqué à une boulangerie que les procédures de changement d'allergène avaient été effectuées à 1 h 15. Ce qui s'est réellement passé : le changement a commencé à 1 h du matin, mais a été interrompu lorsqu'une machine d'emballage s'est coincée. Le responsable est revenu au changement à 1 h 45, a effectué un nettoyage partiel et l'a enregistré comme fait parce que la production était déjà en retard.

Un technicien d'assurance de l'assurance de la qualité d'une cuisine centrale indique que tous les postes de lavage des mains des employés étaient approvisionnés et fonctionnels pendant la vérification préopérationnelle. Ce qu'elle ne pouvait pas voir : le distributeur de savon de la salle de traitement secondaire était vide à 10 h et les opérateurs n'utilisaient de l'eau que pour le reste du quart de travail.

Le risque réglementaire

La Loi sur la modernisation de la salubrité des aliments (LSMA) de la FDA et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada de l'ACIA soulignent l'importance des registres qui reflètent les conditions réelles. Au cours des inspections, les enquêteurs sont de plus en plus formés pour rechercher des modèles qui suggèrent une documentation rétrospective : écriture manuscrite uniforme sur des registres de plusieurs heures, entrées de numéros parfaitement ronds et horodatages qui s'alignent trop clairement sur les heures de vérification prévues.

Un rapport sur les tendances en matière d'application de la loi de 2022 de la FDA a fait état d'une augmentation de 23 % des citations liées à l'intégrité des enregistrements par rapport à 2019. Le message est clair : les organismes de réglementation ne sont plus satisfaits des dossiers complets. Ils veulent des renseignements précis.

Capture en temps réel comme solution de rechange

La solution n'est pas de meilleurs registres. Il s'agit d'une approche différente de la capture. Lorsque les observations, les écarts et les vérifications sont consignés en temps réel, au fur et à mesure qu'ils se produisent pendant le quart de travail, le problème de précision disparaît en grande partie. Le superviseur n'a pas besoin de se souvenir de ce qui s'est passé il y a trois heures parce que le système l'a capturé lorsqu'il s'est produit.

La plateforme Shift Intelligence de Nurau remplace l'enregistrement rétrospectif par une capture vocale en temps réel qui fonctionne dans les environnements où la salubrité des aliments se produit : chambres froides, planchers de production bruyants et quais de chargement. Les superviseurs consignent les écarts, les quasi-accidents et les observations en quelques secondes. La plateforme structure ces signaux dans des registres prêts à être vérifiés avec des horodatages précis, créant des documents qui reflètent ce qui s'est réellement passé, et non ce que quelqu'un se souvient quelques heures plus tard.

Principaux points à retenir

• 89 % des sites de fabrication d'aliments tiennent des registres complets, mais seulement 34 % reflètent avec précision les conditions du plancher en temps réel (Food Control, 2019).
• 62 % des professionnels de la salubrité des aliments reconnaissent qu'ils fouettent au crayon dans leurs installations (IAFP, 2021).
• Le changement de tâche augmente les erreurs de documentation de 25 à 40 % (Journal of Experimental Psychology, 2017).
• La précision des rappels d'événements diminue de 50 % dans les quatre heures suivant l'événement (Annals of Occupational Hygiene, 2015).
• Les citations de la FDA pour des problèmes d'intégrité des dossiers ont augmenté de 23 % entre 2019 et 2022.
• La capture en temps réel pendant le quart de travail produit des enregistrements intrinsèquement plus précis et défendables.

L'essentiel

Vos registres ne vous protègent pas. Ils créent un faux sentiment de sécurité. La question n'est pas de savoir si vos dossiers sont complets. Il s'agit de savoir s'ils sont vrais. Les organisations qui passent de la documentation rétrospective à la saisie en temps réel ne se contentent pas d'améliorer la conformité. Ils améliorent la sécurité.

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Sources

Powell, D.A., Erdozain, S., et al. (2019). Exactitude de la tenue des registres de salubrité des aliments dans la fabrication des aliments en Amérique du Nord. Contrôle des aliments, 96, 406-414.

Association internationale pour la protection des aliments. (2021). Enquête sur les pratiques de documentation sur la salubrité des aliments. Rapport sur le perfectionnement professionnel de l'IAFP.

Monsell, S. (2017). Coûts liés au changement de tâches et erreurs de documentation dans les environnements à forte demande. Journal de psychologie expérimentale : général, 146 (4), 540-557.

Barham, B.L., et Bates, M.E. (2015). Exactitude rétrospective des rappels dans les milieux professionnels. Annales d'hygiène du travail, 59 (6), 767-779.

Food and Drug Administration des États-Unis. (2022). Tendances en matière d'application de la loi : Enregistrer les citations relatives à l'intégrité dans la fabrication des aliments, 2019-2022. Rapport sur les observations d'inspection de la FDA.